Agencije, računovodstvene, projektantske i konsultantske kancelarije te drugi uslužni timovi koji svakodnevno razmjenjuju dokumente i komuniciraju sa klijentima. Potrebni su im uređeni pristupi, poslovna komunikacija i dogovorena briga o zajedničkim servisima.
Rad zavisi od računara, korisničkih naloga i pristupa zajedničkim podacima. Kada je više dobavljača uključeno, važno je znati ko održava svaki servis, kako se prijavljuje problem i šta treba unaprijediti.
Digitalni rad kancelarije počinje jasnim mjestom za podatke i odgovornostima ljudi koji ih koriste.
Razdvajamo lične i zajedničke podatke, pristup po timovima i postupak za nove ili odlazeće zaposlene. Dogovaramo koje foldere i aplikacije podrška obuhvata i kako se provjeravaju rezervne kopije.
Za rad koji se vodi kroz tabele i email razrađujemo pregled predmeta, zaduženja i rokova. Poslovnu aplikaciju ili integraciju predlažemo kada su tok rada, odgovorne osobe i izvor podataka jasno određeni.
Sajt, pozivi i poslovna pošta treba da prate način na koji kancelarija preuzima novi posao.
Ponudu raspoređujemo po stvarnim uslugama, uz opis potrebne pripreme i kontakt za prvi razgovor. Obrasce prilagođavamo podacima koje tim koristi pri procjeni zahtjeva, bez traženja lozinki i pristupnih podataka.
Zajedničke email adrese, grupe zvonjenja i preusmjeravanja organizujemo oko odgovornih osoba. Pri promjeni zaposlenog definišemo predaju naloga i komunikacije, a mogućnosti povezivanja sa evidencijom klijenata provjeravamo zasebno.
Podršku radnim mjestima povezujemo sa dokumentima, klijentskim predmetima i aplikacijama koje kancelarija koristi svakog dana.
Poslovnu poštu organizujemo prema timu, kontaktima sa klijentima i načinu predaje poslova između zaposlenih.
Dolazne pozive klijenata usmjeravamo prema službi, radnom vremenu i odgovornoj osobi, uz interne brojeve za tim.
Sajt organizujemo prema uslugama kancelarije, pitanjima klijenata i podacima potrebnim za prvi razgovor.
Sadržaj i tehničku strukturu usklađujemo sa konkretnim uslugama i područjem rada kancelarije.
Prolazimo kako tim preuzima upit, vodi predmet i dijeli dokumente. Bilježimo zaposlene, poslovne naloge, važne aplikacije i postojeće dobavljače.
Dogovaramo prava nad podacima, prijem poziva i zaduženja za poštu. Odvajamo podršku postojećem radu od nove aplikacije, sajta ili promjene servisa.
Sa odgovornim korisnicima provjeravamo pristup dokumentima, naloge i tok konkretnog zahtjeva. Predajemo uputstva i definišemo način dalje podrške.
Navedite broj korisnika, ključne aplikacije i najveću poteškoću u svakodnevnom radu. Predložićemo konkretan naredni korak.
